Правило об обязательном нотариальном удостоверении решений собраний ООО и АО действует больше четырех месяцев. И на практике с этим возникало множество проблем. В конце 2014 г. почти одновременно появились два документа, призванные заполнить пробелы этого аспекта корпоративной деятельности и разрешить спорные вопросы. Роль нотариусов в жизни бизнеса становится все более значимой. Удостоверение подписи на документах для регистрации компании и на банковских карточках, отчуждение долей в уставном капитале — это далеко не полный список уже ставших привычными нотариальных действий, с которыми сталкиваются компании в повседневной деловой жизни. 1 сентября 2014 г. вступили в силу нововведения, предусматривающие обязанность хозяйственных обществ особым образом подтверждать факт принятия решения общим собранием участников хозяйственного общества и состав присутствующих на нем участников. В частности, Федеральный закон от 05.05.2014 № 99-ФЗ «О внесении изменений в главу 4 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации» предусмотрел несколько способов такого подтверждения. Это может сделать лицо, ведущее реестр акционеров и выполняющее функции счетной комиссии, для публичных и непубличных АО, и нотариус — для непубличного АО или ООО (п. 3 ст. 67.1 ГК РФ). Тем самым для подавляющей части коммерческих компаний (ООО и непубличных АО) закон предусмотрел новую обязанность — удостоверять у нотариуса принятие общим собранием участников решения и состав участников общества, присутствовавших при его принятии (ст. 67.1 ГК РФ). В переходный период удостоверить решение собрания было непросто Еще до вступления в силу этой нормы выявился ряд проблем, связанных с ее практической реализацией. Например, зачастую компании не могли пригласить нотариуса на собрание: многие из них отказывались от этого нотариального действия совсем или же соглашались, но называли довольно высокую цену. Главная причина такой ситуации — фактическое отсутствие правового регулирования этой процедуры. Одной только нормы ГК РФ для ее решения было явно недостаточно. В частности, не было определенности, что именно должен делать нотариус: только констатировать факт принятия решения определенным составом участников или также проверить его законность? Какие документы необходимо запрашивать, какие сведения проверять? Требуется ли проведение экспертизы на предмет соблюдения требований к подготовке общего собрания и законности принимаемых решений по вопросам повестки дня? Обязательно ли нотариусу присутствовать на собрании и можно ли удостоверить решение, принятое при заочном голосовании? Для нотариусов эти вопросы принципиальны, так как от глубины проверки зависит объем их действий и степень ответственности. Именно поэтому некоторые предпочитали занять выжидательную позицию — до момента появления официальных разъяснений. Такие разъяснения впервые появились на сайте Федеральной нотариальной палаты (далее — ФНП) в день вступления в силу изменений в ГК РФ (Методическое пособие по удостоверению нотариусом принятия общим собранием участников хозяйственного общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии, утв. письмом ФНП от 01.09.2014 № 2405/03-16-3). Однако практически сразу этот документ исчез в связи с его возвращением на доработку. В конце ноября 2014 г. ФНП на своем сайте
www.notariat.ru опубликовала новую версию этого акта — Пособие по удостоверению нотариусом принятия общим собранием участников хозяйственного общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии (далее — Пособие). Документ определяет перечень документов для представления нотариусу, устанавливает круг лиц, которые могут обратиться за совершением нотариального действия, содержит указание на объем проверочных действий нотариуса при совершении указанного нотариального действия, а также перечень оснований для отказа в совершении нотариального действия. Кроме того, в конце декабря 2014 г. были внесены масштабные изменения в Основы законодательства РФ о нотариате от 11.02.93 № 4462-1 (далее — Основы законодательства о нотариате) Федеральным законом от 29.12.2014 № 457-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». В частности, появилась новая глава XX.3, посвященная удостоверению нотариусами решений. Правда, пока она состоит всего из одной статьи. Но можно предположить, что глава введена не случайно: скорее всего, это сделано на перспективу, и она будет пополняться статьями в будущем. Нотариального удостоверения решения в некоторых случаях можно избежать По общему правилу, которое распространяется на все собрания (проведенные не только в хозяйственных обществах), о принятии решения составляется протокол в письменной форме. Протокол подписывается председательствующим и секретарем собрания (п. 3 ст. 181.2 ГК РФ). Как уже упоминалось выше, нотариального удостоверения требуют решения собраний непубличного АО, а также общества с ограниченной ответственностью (ст. 67.1 ГК РФ, п. 2.1 Пособия). Однако, из этого правила есть исключения. Общества с ограниченной ответственностью могут избежать необходимости удостоверять решения нотариально. Для этого им нужно установить в уставе общества или указать в решении общего собрания участников (оно должно быть принято единогласно) иной способ удостоверения решения (п. 3 ст. 67.1 ГК РФ). Альтернативы нотариальному удостоверению могут быть следующие: подписание протокола всеми участниками или частью участников; использование технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения; иной способ, не противоречащий закону. При этом акционерным обществам, даже непубличным, закон такой возможности не предоставляет. Другой вариант, позволяющий обществу не обращаться к нотариусу, могут использовать как ООО, так и АО. Если общество состоит из одного участника или акционера, положения ст. 67.1 ГК РФ на него не распространяются. Однако единообразного обоснования данному тезису пока нет. Первое объяснение этого постулата связано с действующими нормами о том, что к единоличным решениям не применяются правила о порядке и сроках подготовки, созыва и проведения общего собрания (п. 3 ст. 47 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО), ст. 39 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО)). Эта аргументация логична, но не бесспорна: можно не согласиться с тем, что правила о нотариальном удостоверении отнесены к срокам, порядку созыва и проведения общего собрания. По крайней мере, пока эти положения прямо не включены в Законы об ООО и АО, такое утверждение вряд ли можно считать безупречно обоснованным. В частности, правомерность такой позиции на практике ставили под сомнение некоторые банки и все же требовали от своих клиентов нотариально удостоверенных решений участника (акционера), несмотря на их возражения. Второе обоснование недавно сформулировал Банк России. Он прокомментировал отсутствие необходимости нотариального удостоверения решения следующим образом. Принятие решения в обществах, состоящих из одного участника (акционера), осуществляется не в форме и по процедуре общего собрания, а в форме единоличного решения. Норма п. 3 ст. 67.1 ГК РФ определяет порядок подтверждения состава участников общества, присутствующих при принятии решения общим собранием участников хозяйственного общества, и сам факт принятия данного решения именно этим составом участников общего собрания хозяйственного общества. Следовательно, в хозяйственном обществе, состоящем из одного участника (акционера), отсутствуют юридически значимые обстоятельства, которые должны подтверждаться специальным способом удостоверения решения общего собрания (письмо ЦБ РФ от 19.11.2014 № 31-2-6/6513). С учетом этого комментария можно считать, что у компаний с единственным акционером (участником) есть неплохие шансы и как минимум два аргумента для отстаивания своих интересов при отсутствии нотариально удостоверенного решения акционера или участника. Правда, пока нет полной ясности в том, может ли акционерное общество применять эти нормы, если сведения о единственном акционере не внесены в ЕГРЮЛ (внесения этой информации требует п. 6 ст. 98 ГК РФ). Поэтому если АО не удостоверяет решение единственного акционера у нотариуса, лучше проверить, приведены ли в соответствие действительности данные в реестре. Приглашение нотариуса на собрание: порядок действий и ключевые точки Организация общих собраний часто поручается юристам, корпоративным секретарям, другим специалистам. Именно они взаимодействуют с нотариусами. В ряде случаев статус представителя общества не имеет значения. Но при подготовке к общему собранию это не так. Важно иметь в виду, что для оформления вызова нотариуса для выезда в место проведения собрания недостаточно просто сделать заявку. Необходимо написать заявление о совершении нотариального действия, в котором указываются дата, время начала и точное место проведения собрания (п. 4.3 Пособия). Образец текста заявления в приводится в приложении 1 к Пособию. При этом заявителем может быть не каждый. В Пособии отмечается, что при определении заявителя следует руководствоваться нормами, регулирующими порядок созыва общего собрания общества, так как иной круг лиц законодательством не установлен. Заявителями могут быть разные лица, это зависит от того, кто созывает общее собрание в конкретном обществе в определенных обстоятельствах — исполнительный орган, представитель совета директоров, ревизор и т.д. (см. таблицу). В Пособии остался не разъясненным вопрос о том, должен ли заявитель лично подать заявление нотариусу, или уже подписанное заявление и другие необходимые документы может привезти к нотариусу другой сотрудник или курьер. При приеме заявления в соответствии с Пособием нотариус может потребовать для ознакомления: устав общества; выписку из ЕГРЮЛ; документы, подтверждающие полномочия заявителя; иные внутренние документы, регламентирующие порядок созыва и проведения собрания, если они предусмотрены уставом и утверждены; список участников (в ООО), список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров (в АО); экземпляр уведомления или сообщения о созыве собрания, которые были разосланы участникам (акционерам) с указанием повестки дня собрания (п. 4.3 Пособия). При этом перечень документов, установленный главой ХХ.3 Основ законодательства о нотариате, имеет некоторые отличия от представленного выше. Так, в нем отсутствует выписка из ЕГРЮЛ и экземпляр разосланного уведомления или сообщения. Однако согласно Основам законодательства о нотариате требуется представление решения уполномоченного лица (органа управления) о проведении собрания (заседания) и об утверждении повестки дня, а также, при необходимости, иных документов для определения компетенции органа управления компании и кворума собрания (ст. 103.10 Основ законодательства о нотариате). Поэтому перечень необходимых документов лучше уточнять у нотариуса заранее, имея в виду, что нормы Основ законодательства о нотариате имеют приоритет перед нормами Пособия. В преамбуле Пособия прямо сказано, что его положения необходимо учитывать до внесения изменений в Основы законодательства о нотариате, Закон об АО, Закон об ООО и иные специальные законы и акты. Роль нотариуса на собрании неоднозначна Нотариус должен лично присутствовать на собрании, каких-либо альтернатив этому (дистанционное участие и т.д.) пока не предусмотрено (п. 5.1 Пособия). Что касается места проведения собрания, у участников (акционеров) есть выбор. Можно вызвать нотариуса в офис или другое место, где будет проводиться собрание, а можно провести собрание в помещении нотариальной конторы, если это не запрещено уставом. Для этого необходимо согласовать этот вопрос с нотариусом и в извещении в качестве места проведения собрания указать место нахождения нотариальной конторы. Более того, собрание можно провести в нотариальной конторе, даже если в извещении указан другой адрес. Это допускается, если все участники (акционеры) присутствуют в нотариальной конторе (п. 5.2 Пособия).
Также при удостоверении решения общего собрания нотариус не подтверждает подлинность подписей участников. Удостоверение принятия решения и свидетельствование подлинности подписей — это разные нотариальные действия. Но если такой способ, как подписание решения всеми участниками или частью участников, был выбран обществом как альтернативный, нотариус может это сделать (п. 4.2. Пособия). С другой стороны, сложно согласиться, что нотариус совершенно отстранен от проверки соблюдения порядка проведения собрания и законности принятия решения. Во-первых, для подтверждения состава участников, присутствовавших при принятии решения, он устанавливает их личность (личность их представителей), полномочия, а также их право на участие в собрании (ст. 103.10 Основ законодательства о нотариате, п. 5.5 Пособия). При этом ему необходимо учитывать предусмотренное законом, уставом и внутренними документами общества минимальное количество участников (акционеров), которое должно присутствовать при принятии каждого решения (кворум). Наличие кворума хотя бы по одному вопросу повестки дня является основанием для открытия и проведения собрания (п. 5.4 Пособия). Во-вторых, для удостоверения факта принятия решения нотариус проверяет большой объем информации: правоспособность общества; компетенцию органа управления общества в части принятия решения; наличие кворума на собрании или заседании; наличие необходимого количества голосов для принятия решения в соответствии с законодательством и учредительными документами на основании подсчета голосов, представленного счетной комиссией или иным уполномоченным на подсчет лицом (ст. 103. 10 Основ законодательства о нотариате). Нотариус присутствует на протяжении всего собрания, с момента открытия собрания до момента принятия решения по последнему вопросу, включенному в повестку дня, или по последнему вопросу, для принятия решения по которому имеется кворум, а если голосование осуществляется бюллетенями — до момента оглашения результатов подсчета голосов (п. 5.12 Пособия). При этом удостоверяется как положительное, так и отрицательное решение по вопросу повестки дня (п. 4.1 Пособия). При этом функции счетной комиссии нотариус не выполняет и не отвечает за достоверность данных, предоставленных счетной комиссией (счетчиком) о результатах голосования (п. 5.12 Пособия). Поэтому лицам, организующим собрание, важно позаботиться о ведении протокола счетной комиссии (если такая создана в обществе) или чернового варианта протокола, который велся секретарем собрания, а также о составлении отчета об итогах голосования, если принятые решения не будут оглашаться на собрании. В некоторых обществах часто пренебрегали этими обязанностями. Но теперь это важно, так как по окончании собрания нотариус, возможно, истребует копии этих документов (п. 5.12 Пособия) с целью исключения последующей корректировки принятых решений.
Источник:
https://www.eg-online.ru/article/269813/